Accueil de stagiaires, chercheurs postdoctoraux, collègues

Vous désirez accueillir un stagiaire, un chercheur postdoctoral ou un collègue dans le cadre de votre enseignement ou de vos projets de recherche ? Suivez la procédure appropriée.

Stagiaires

1. Recevoir une demande de stage

Pour planifier un stage de recherche, l’étudiant doit tout d’abord se mettre d’accord avec un professeur qui supervisera son stage.

Si un étudiant vous approche pour un stage de recherche, n’hésitez pas à lui demander une lettre de motivation, un curriculum vitæ, une description de ses champs d’intérêt de recherche et compétences scientifiques et toute autre information que vous jugez pertinente.

2. Accepter de le superviser

Si vous décidez de le superviser, vous devrez lui préparer une lettre de proposition de stage sur papier en-tête et dûment signée. Elle doit notamment comprendre les éléments suivants (voir modèle) :

  • Dates et durée du séjour
  • Lieu du stage (chaire de recherche, etc.)
  • Nom du professeur qui supervisera
  • Précisions sur le mandat du stage
  • Stage rémunéré ou non

3. Procéder aux démarches administratives

POUR VOUS

L’Université doit obligatoirement remplir une offre d’emploi sur le Portail des employeurs d’IRCC et payer en ligne des frais de 230 $ pour obtenir l’exemption de l’étude d’impact sur le marché du travail (EIMT) avant la présentation de la demande de permis de travail par le stagiaire international. Ces frais sont à la charge du professeur ou de l’unité de recherche qui accueille le stagiaire de recherche.

Les cas exemptés de l’EIMT sont les suivants :

  • Stagiaires postdoctoraux
  • Stagiaires de recherche accueillis dans le cadre du programme Expérience Internationale Canada
  • Stagiaires en recherche détenant une bourse d’excellence et occupant un poste officiel ou être affilié ou inscrit à un établissement ou un organisme universitaire ou d’enseignement fiable dans son pays de citoyenneté ou de résidence
  • Stagiaires de recherche couverts par une entente de collaboration entre les établissements d’enseignement supérieur concernés, lorsqu’une réciprocité des échanges entre les établissements d’enseignement supérieur est démontrée, notamment par une liste nominative des stagiaires canadiens qui ont effectué un stage au sein de l’établissement d’enseignement supérieur partenaire

En tant que professeur accueillant un stagiaire, vous devez :

  • Remplir une réquisition interne générale (RIG), suivant l’exemple de RIG – Conformité employeur (PDF), qui permettra d’effectuer le remboursement des frais de conformité de l’employeur à la faculté/école (ou vice-rectorat) depuis votre UBR.
  • Transmettre à la personne-ressource de votre faculté/école (voir liste ci-dessous) les pièces suivantes :
    • Formulaire Word rempli
    • RIG signée avec les parties vous concernant remplies
    • Adresse courriel du stagiaire

Personnes-ressources

Par la suite, la personne-ressource attitrée :

  • Remplira la demande sur le Portail des employeurs et effectuera le paiement des frais de conformité de 230 $ par stagiaire sur le site d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
  • Transmettra ensuite le numéro de l’offre d’emploi ainsi que le reçu de paiement au stagiaire afin de les joindre à sa demande de permis de travail.

Si la demande de permis est refusée par IRCC, les frais de 230 $ nous seront automatiquement remboursés. Svp prévenir la personne de la faculté/école responsable du dossier de tout refus ou retrait de la demande du stagiaire afin que nous puissions vous rembourser les frais.

POUR VOTRE STAGIAIRE

  • Les étudiants étrangers invités par des professeurs à suivre un stage de recherche doivent demander un permis de travail auprès d’IRCC.
  • Si leur séjour est inférieur à 120 jours et qu’ils remplissent les conditions d’admissibilité d’IRCC, ils peuvent être admissibles à l’exemption du permis de travail. Dans ce cas, un avis confirmant que le chercheur n’a pas besoin de permis de travail peut être demandé à IRCC et pourra être présenté aux douanes canadiennes.

Pour en faire la demande, vous devez fournir à Leila-Taos Debbih, du Service des relations internationales, les documents suivants :

  • La lettre d’invitation du professeur confirmant l’accueil du stagiaire de recherche à l’UQAM
  • Le CV du stagiaire de recherche
  • La page d’identification du passeport du stagiaire de recherche
  • La confirmation de l’octroi de la bourse, si le chercheur en a une pour son séjour

L’avis est généralement reçu au plus tard deux semaines après l’envoi de la demande.

Le stagiaire de recherche devra se prémunir du titre de séjour approprié pour son entrée au Canada : soit une autorisation de voyage électronique (AVE), soit un visa de visiteur (selon le pays de citoyenneté du chercheur).

  • Avant de faire les démarches nécessaires auprès d’IRCC pour obtenir un permis de travail pour leur stage, les étudiants doivent avoir obtenu leur numéro d’offre d’emploi et la preuve de paiement des frais de l’employeur auprès de la faculté/école concernée de l’UQAM.
  • Ils doivent faire cette démarche le plus tôt possible puisqu’il faut prévoir un délai de plusieurs semaines (voire plusieurs mois selon les bureaux) entre le moment où la demande est soumise et l’émission du permis de travail. Vérifiez les délais sur le site d’IRCC.

4. Accueillir votre stagiaire

Dès son arrivée à l’UQAM, votre stagiaire doit prendre rendez-vous avec la personne-ressource de la faculté/école (voir ci-dessus) et apporter les documents suivants :

  • Formulaire (PDF)
  • Passeport valide
  • Permis de travail obtenu à l’arrivée et délivré par l’Ambassade du Canada ou IRCC, le cas échéant
  • Certificat de naissance, acte de l’état civil ou carnet de famille (indiquant le nom et le prénom des parents)
  • Proposition de stage
  • Preuve d’assurance maladie couvrant la durée du stage

Une fois toutes ces démarches complétées, le Registrariat de l’UQAM lui octroie le statut de stagiaire de recherche. Il peut alors se procurer une carte d’identité UQAM qui lui donnera accès aux bibliothèques et aux autres services de l’Université.

Chercheurs postdoctoraux

Si vous désirez accueillir un chercheur postdoctoral, consultez le Portail de la recherche et de la création de l’UQAM. Vous y trouverez toute l’information pour vous aider dans vos démarches.

Collègues


L’accueil à l’UQAM de personnes enseignantes provenant d’établissements étrangers relève du Service du personnel enseignant. Veuillez consulter le site des Ressources humaines de l’UQAM pour tous les détails sur la procédure à suivre.